Esta historia empezó hace muchos días, concretamente el sábado 19 de septiembre durante la celebración del PodCamp Barcelona 09.Ya hacía algunos días que María me había comentado que se estaba organizando un Personal Democracy Forum a Europa (PdFeu), concretamente en Barcelona.
Pero fue aquel sábado que María me reclutó para ser un soldado más de esta guerra que era organizar un acontecimiento internacional de estas características.
Recordó que havia organizado un evento también en la Torre Agbar: el "Día W3C en España 2009". De hecho, a una de las personas que también organizó este acto la recluté para ser un soldado más del PdFeu: la Míriam.
Fijaos que del reclutamiento de María hasta el inicio del PdFeu sólo han pasado dos meses, dos intensos meses.
La organización había empezado antes del verano, pero no muy antes, es decir, básicamente se ha organizado en los últimos 3, 4 meses y, muy especialmente, en el último mes.
Este último mes ha resultado ser muy intenso, varias reuniones para contratar el tema WiFi (con resultado nada alentador); una reunión en casa de la María para conocernos todos juntos (aunque una parte del grupo organizador no nos conocimos hasta la noche anterior del inicio del congreso); una reunión en el Hotel Silken el mismo día de mi aniversario; muchos chats; muchos e-mails y varias llamadas por Skype(el MarcL comentaba que sin Skype nos habríamos dejado mucho dinero para organizar este PdFeu, es evidente como las nuevas herramientas aparecidas en Internet han ayudado a simplificar y abaratar drásticamente acciones que antes tenían un importante coste).
Sin embargo, evidentemente, la última semana fue la más intensa (además a mí me coincidió con importantes problemas familiares y, también, con mucho trabajo en el Ayuntamiento). Cada día se acababa igual: repasando el registro vía Skype con María, el MarcL y la Ikuska a plena madrugada; de hecho, tal como comentó María, le recordaba a la famosa película 'El día de la Marmota' dado que cada día repetíamos la misma tarea: repasar el registro, eso sí, siempre con buen humor por enmedio ...Y llegamos al jueves, el día anterior al congreso cuando el 'núcleo duro' de la organización nos hospedamos en el Hotel Silken, centro de operaciones y donde estaban hospedados la mayoría de los ponentes, y buena parte de los asistentes, del PdFeu.
Por la tarde estuvimos haciendo las bolsas de los asistentes, también repasamos las acreditaciones y fuimos, de forma muy huidiza, al cóctel de bienvenida a los asistentes.
Como era habitual, aquel día también fuimos a dormir a plena madrugada después de montar todo el necesario en la Torre Agbar y hacer el checking de todo lo que estaba previsto ...
El viernes 20/11/09, primer día del congreso, nos levantamos temprano, mientras desayunábamos hicimos una última reunión y empezó el espectáculo ...
El registro en el Hotel Silken, en la entrada de la Torre Ana y Clément, se cambió la presentación que había en las pantallas de plasma de la entrada de la Torre, y dentro toda la Organización empezaba a trabajar como si fuera un engranaje perfecto ...
Lástima que la WiFi empezó a fallar, la gente no siguió las recomendaciones y se conectó a todos los routers que encontró, hasta que al cabo de un rato todo el mundo estaba conectado a todos los routers, resultado: nadie podía navegar.
Aquí empezaron los problemas, se llamaron a los técnicos de Agbar para comprobar que todo era correcto (por parte de Agbar), hacía falta que viniesen los famosos GOAs de Telefónica para decirnos que había que reconfigurar los 16 routers que teníamos repartidos por la Torre Agbar.
Enseguida ya me di cuenta de que no comería aquel día :-(
Empezó una carrera para reconfigurar los routers mientras los asistentes estaban comiendo, se asignó un password diferente por router, la idea era que, en el Auditorio, los asistentes sólo se tenían que conectar a un router.
Se reconfiguraron los routers a tiempo y, también, se imprimieron un papel a cada asistente con los passwords de los routers que le tocaban...
Éste fue el primer momento que se puso a prueba seriamente la organización.
Aunque se sufrió, ¡yo el primero!, creo que salimos de estos problemas suficientemente bien, el acceso WiFi se reestableció, y aunque había gente que todavía se quejaba, éste ya era un problema de configuración de los portátiles que no de los routers.
Me pasé todo el día con el tema WiFi, reconfigurando y comprobando continuamente que todo funcionaba correctamente... este tema me desgastó mucho.
Al final de este día una persona de la organización me dijo: "Me alegra que estés aquí" (o algo similar, no recuerdo la frase exacta, pero sí el mensaje). No quiero explicar quién fue, sólo ella sabe quién es, tan sólo comentarle que con este comentario he dado por más que pagadas todas las horas invertidas en este proyecto, todos los esfuerzos invertidos.
Este comentario me dio las fuerzas necesarias para acabar el viernes (y eso que no comí nada durante 15 horas) y encarar con más ilusión el sábado.
Por la noche del viernes repasamos, con los americanos, como había ido al día y que había que revisar, después fuimos a cena (sólo los 5 de aquí del 'núcleo duro': María, MarcL, Ikuska, Gemma y yo).
Mientras cenábamos la Ikuska hizo un repaso de lo que se había llamado en la reunión con los americanos, y me apuntó las 3 cosas que me afectaban:
- Recordar a los técnicos de Agbar que rebotaran los routers WiFi a primera hora.
- Pedir a la Diana de Agbar altavoces para las dos salas de la planta 14.
Me encantó la expresión "Wifi de colores".
Pensaba que el sábado sería más tranquilo ... pero a primera hora, y cuando teníamos a los primeros asistentes a punto de entrar, decidimos reconfigurar los routers del Auditorio. El objetivo era aprovechar mejor la potencia que teníamos.
Con la experiencia del día anterior el cambio de passwords se hizo relativamente rápido, el problema vino en la impresión de los nuevos passwords, con los nervios necesitamos 3 impresiones hasta acertarla (después de buscar por todo el edificio papeles de colores, no entraremos en más detalles sobre como se hizo esta búsqueda... ;-)
El resto del día fue más tranquilo, personalmente estaba destrozado, pero contento por como había ido todo.
Por la noche, yendo hacia el restaurante donde teníamos que cenar todos juntos ibamos en el coche María, Míriam y yo. Con las caras que hacíamos, parecía más que fuéramos a un entierro...
Suerte que en la cena nos dejamos ir y recordamos las anécdotas del PdFeu, como por ejemplo buscar un ponente para concluir el congreso cuándo éste está... en Londres!.
También nos reímos mucho con los comentarios del Kim, el único de la organización que ha podido ver todas las ponencias: "Go!, go!, go!...".
Como resumen, creo, sinceramente, que formar parte de la organización de este PdFeu ha sido una experiencia muy enriquecedora; no sé, quizás soy iluso ... pero creo que no soy exactamente el mismo de hace una semana, no sé como explicarlo, me siento un poco diferente, más seguros de mí mismo, capaz de encarar retos importantes, de hecho cuando se supera uno complicado se ven más asequibles el resto.También es cierto que esta experiencia me ha desgastado (lo hablaba ayer por chat con María), necesito volver a la vida 'normal', a la vida más tranquila, aunque soy plenamente consciente que de en tanto en tanto necesito la pura adrenalina de estas experiencias.
Además, el tema WiFi (los problemas que hubo) es, para mí, la espina que tengo clavada, costará superarlo, es un tema del qual me hice responsable, por eso me costará superarlo...
Y para concluir lo que más me ha gustado es el grupo organizador, de cómo hemos funcionado como una máquina a pleno rendimiento y totalmente sincronizada superando todas las dificultades que teníamos enfrente, (como por ejemplo, cambiar de ponente sólo 3 minutos antes de hacer una ponencia y en la pantalla de la sala y los nombres de los ponentes ya estaban oportunamente modificados, sin que nadie tuviera que dar ningún orden).
De hecho, ya echo de menos el resto de organizadores...
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3 comentarios:
La organización no hubiera sido la misma sin ti y nadie hubiera salvado el problema de la wifi: Me puesto lo que sea :-?.Seguro¡ :-)
Pero a mi eso me da igual. Todos nosotros (mi delegación) cogimos notas a boli:-)
Seguro que eres un hombre más seguro:-) Pero seguro (jaja) que no por haber organizado un gran evento. Espero que no, Marc. Pareces una persona más grande que el más grande de los eventos, pero ya lo parecías antes.
Haces sentir a la gente bien,acogida y segura, no criticada ni presionada y asumes las responsabilidades que no te corresponden, creo.:-)
Recuerdo que cada vez que te cruzabas con algunos de nosotros, de los asistentes, nos preguntabas qué necesitabamos y si todo iba bien...Y qué quieres que te diga...prefiero esa atención a todas las wifis que cualquiera me proporcione.
Gracias por tu amabilidad y acogida durante el evento¡
Gracias @Idoia,
Soy de los que pienso que no hay nunca nadie indispensable.
Con lo que la organización hubiera sido positiva sin mi, habría otra persona.
Pero se agradece - y mucho! - tus comentarios.
Es cierto que intenté preocuparme contínuamente de las necesidades de los asistentes, especialmente del tema WiFi.
Gracias por tus comentarios, se agradecen y más en estos momentos de 'depresión post-evento'.
A ver si en algún momento tenemos un poco de tiempo para charlar tranquilamente...
Sorry, pero no serás indispensable...que lo dudo pero sí insustituible¡ Y bueno Marc a mucha gente el éxito le produce tristeza...pero porque hay más cosas que acompañan y empañan estas vivencias no?
Un beso y buenas noches¡ No hace falta que me contestes, me doy por comentada¡
:-)
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