Tal como comenta Odilas en este post, un KickOff de un proyecto es aquel momento del proyecto en que se explica con detalle qué se espera de dicho proyecto.Según sus palabras, la reunión de KickOff es:
- Es dónde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta y un equipo consolidado.
- Es la última oportunidad de replantear aspectos del proyecto, (si se da el caso).
- Es dónde el jefe de proyecto se confirma como el líder del proyecto, quién conoce los objetivos de éste, la estrategia y el plan de proyecto.
- Es dónde se hacen visibles (para todos los implicados en el proyecto) los riesgos del proyecto y se pactan acciones para minimizarlos.
- Es dónde, por primera vez, el equipo del proyecto y el equipo del cliente empiezan a trabajar juntos.
Sin embargo, dicen que cada proyecto es un mundo diferente del resto.
En el caso del KickOff del 'Bienvenido en Barcelona' la reunión coincidió bastante en lo que comenta Odilas pero también hubo algunas especificidades.
- Es dónde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta y un equipo consolidado.
- Ciertamente, en el caso del 'Benvingut' fue así. No obstante hay que comentar el hecho de que el 'Benvingut' tiene dos impulsores (la Dirección de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y la Dirección de Atención al Ciudadano del mencionado ayuntamiento), más 8 prestadores de servicios municipales implicados (son lo que nosotros nombramos 'clientes' que no es exactamente el mismo significado del 'cliente' de Odilas).
- Es la última oportunidad de replantear aspectos del proyecto, (si se da el caso).
- En nuestro caso así fue, hay algunos flecos que no están cerrados al 100%, si bien son de aspectos 'menores' que no tendrían que afectar mucho al desarrollo del proyecto.
- Es dónde el jefe de proyecto se confirma como el líder del proyecto, quién conoce los objetivos de éste, la estrategia y el plan de proyecto.
- Me presenté como el jefe del proyecto, llevé el peso de la reunión, explicando los objetivos, riesgos, plan de proyecto, etc. Personalmente no me gusta decir que soy el líder del proyecto, la palabra 'líder' tiene algunas connotaciones que no me gustan y, además, creo que un buen líder tiene que tener algunas características innatas que no creo que yo tenga ... prefiero decir 'jefe de proyecto'.
- Es dónde se hacen visibles (para todos los implicados en el proyecto) los riesgos del proyecto y se pactan acciones para minimizarlos.
- Éste era uno de los objetivos principales que me había propuesto para esta reunión de KickOff: Dejar claro cuáles son los principales riesgos, que fueramos conscientes que si todo el mundo pone de su parte podemos ganar mucho.
- Es dónde, por primera vez, el equipo del proyecto y el equipo del cliente empiezan a trabajar juntos.
- Uno de los riesgos del proyecto es el poquísimo tiempo que tenemos para implantarlo: sólo 24 semanas desde su adjudicación (eso es lo mismo que sólo quedan 20 semanas, vacaciones a parte). Por este motivo previo al KickOff ya empezamos a hacer algunas reuniones (aunque sólo introductorias con algunos de los 8 prestadores municipales que están implicados), o sea, empezamos a trabajar antes del KickOff para 'arañar' un poco de tiempo.
- Dejar claro quienes son los impulsores del proyecto: la Dirección de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y la Dirección de Atención al Ciudadano del mencionado ayuntamiento. Eso había que dejarlo bien claro a los 8 prestadores de servicios municipales que están involucrados en el proyecto.
- Conocernos entre todos (impulsores, clientes, equipo de trabajo, gente de sistemas). Fue una reunión con 26 personas, son muchas. Este volumen de personas deriva del hecho de tener tantos prestadores de servicios municipales - según nuestra terminología: 'clientes' - involucrados.
- Dejar claro que según el proyecto Barcelona 2.0, (la hoja de ruta que tiene que guiar cómo tienen que ser los servicios que realiza el Ayuntamiento de Barcelona), tenemos que ofrecer unos servicios al ciudadano de más calidad, con más proactividad, siendo más próximos. El 'Benvingut a Barcelona' se enmarca claramente en esta política y, por lo tanto, conviene que todos los implicados esfuercen para que este proyecto acabe bien y cuando está previsto.
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