KickOff del proyecto 'Benvingut a Barcelona'

(Aquí teniu disponible el post original escrit en català)

Tal como comenta Odilas en este post, un KickOff de un proyecto es aquel momento del proyecto en que se explica con detalle qué se espera de dicho proyecto.







Según sus palabras, la reunión de KickOff es:

• Es dónde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta y un equipo consolidado.
• Es la última oportunidad de replantear aspectos del proyecto, (si se da el caso).
• Es dónde el jefe de proyecto se confirma como el líder del proyecto, quién conoce los objetivos de éste, la estrategia y el plan de proyecto.
• Es dónde se hacen visibles (para todos los implicados en el proyecto) los riesgos del proyecto y se pactan acciones para minimizarlos.
• Es dónde, por primera vez, el equipo del proyecto y el equipo del cliente empiezan a trabajar juntos.

Comparto plenamente estos puntos de Odilas.

Sin embargo, dicen que cada proyecto es un mundo diferente del resto.

En el caso del KickOff del 'Bienvenido en Barcelona' la reunión coincidió bastante en lo que comenta Odilas pero también hubo algunas especificidades.

• Es dónde nos presentamos al cliente con una propuesta concreta y un equipo consolidado.
• Ciertamente, en el caso del 'Benvingut' fue así. No obstante hay que comentar el hecho de que el 'Benvingut' tiene dos impulsores (la Dirección de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y la Dirección de Atención al Ciudadano del mencionado ayuntamiento), más 8 prestadores de servicios municipales implicados (son lo que nosotros nombramos 'clientes' que no es exactamente el mismo significado del 'cliente' de Odilas).
• Es la última oportunidad de replantear aspectos del proyecto, (si se da el caso).
• En nuestro caso así fue, hay algunos flecos que no están cerrados al 100%, si bien son de aspectos 'menores' que no tendrían que afectar mucho al desarrollo del proyecto.
• Es dónde el jefe de proyecto se confirma como el líder del proyecto, quién conoce los objetivos de éste, la estrategia y el plan de proyecto.
• Me presenté como el jefe del proyecto, llevé el peso de la reunión, explicando los objetivos, riesgos, plan de proyecto, etc. Personalmente no me gusta decir que soy el líder del proyecto, la palabra 'líder' tiene algunas connotaciones que no me gustan y, además, creo que un buen líder tiene que tener algunas características innatas que no creo que yo tenga ... prefiero decir 'jefe de proyecto'.
• Es dónde se hacen visibles (para todos los implicados en el proyecto) los riesgos del proyecto y se pactan acciones para minimizarlos.
• Éste era uno de los objetivos principales que me había propuesto para esta reunión de KickOff: Dejar claro cuáles son los principales riesgos, que fueramos conscientes que si todo el mundo pone de su parte podemos ganar mucho.
• Es dónde, por primera vez, el equipo del proyecto y el equipo del cliente empiezan a trabajar juntos.
• Uno de los riesgos del proyecto es el poquísimo tiempo que tenemos para implantarlo: sólo 24 semanas desde su adjudicación (eso es lo mismo que sólo quedan 20 semanas, vacaciones a parte). Por este motivo previo al KickOff ya empezamos a hacer algunas reuniones (aunque sólo introductorias con algunos de los 8 prestadores municipales que están implicados), o sea, empezamos a trabajar antes del KickOff para 'arañar' un poco de tiempo.

Además de estos aspectos que comenta Odilas, en nuestro caso, la reunión de KickOff también sirvió por:

• Dejar claro quienes son los impulsores del proyecto: la Dirección de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y la Dirección de Atención al Ciudadano del mencionado ayuntamiento. Eso había que dejarlo bien claro a los 8 prestadores de servicios municipales que están involucrados en el proyecto.
• Conocernos entre todos (impulsores, clientes, equipo de trabajo, gente de sistemas). Fue una reunión con 26 personas, son muchas. Este volumen de personas deriva del hecho de tener tantos prestadores de servicios municipales - según nuestra terminología: 'clientes' - involucrados.
• Dejar claro que según el proyecto Barcelona 2.0, (la hoja de ruta que tiene que guiar cómo tienen que ser los servicios que realiza el Ayuntamiento de Barcelona), tenemos que ofrecer unos servicios al ciudadano de más calidad, con más proactividad, siendo más próximos. El 'Benvingut a Barcelona' se enmarca claramente en esta política y, por lo tanto, conviene que todos los implicados esfuercen para que este proyecto acabe bien y cuando está previsto.

Ahora empieza la 'vorágine de la ejecución del proyecto' ...

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Enlaces relacionados:

• Proyecto 'Benvingut a Barcelona'.
• Un curso de gestión de proyectos.
• Ayuntamiento de Barcelona.

• Versión original de este post escrito en catalán.
  

Proyecto 'Benvingut a Barcelona'

(Aquí teniu disponible el post original escrit en català)

Los que me seguís vía Twitter sabréis que ya hace unas semanas que os hablo del proyecto 'Benvingut a Barcelona' (Bienvenido a Barcelona).

El objetivo de este post es explicaros brevemente qué es esto del proyecto 'Benvingut a Barcelona', del cual soy el jefe del proyecto.

El proyecto 'Benvingut a Barcelona' es un kit de servicios relacionado con el empadronamiento en la ciudad de Barcelona.

Siendo más precisos, 'Benvingut a Barcelona' es un kit de trámites y servicios que resolverá en un solo proceso las demandas y necesidades más habituales de las personas que se empadronan de nuevo a la ciudad, así como de las que cambian de domicilio.

Este kit se ofertará, de forma personalizada, a los recién llegados (en la ciudad, o en el distrito), vinculado a las altas o modificaciones del padrón de habitantes.

Se trata de agrupar en una única petición una serie de trámites que, actualmente, en la mayoría de los casos, ya se están ofertando por separado.

¿Cuáles son los objetivos de este proyecto?

• El principal objetivo es facilitar a los nuevos residentes el aterrizaje en la ciudad (en su nuevo domicilio).
• Ser proactivos en la prestación de servicios a la ciudadanía, no limitarse a hacer sólo aquello que nos ha pedido al ciudadano: hacer el alta o modificación del padrón.
• Mejorar la eficiencia de los procesos evitando la introducción reiterada de los datos de los recién llegados. Eso será especialmente útil si tenemos en cuenta que podremos hacer hasta 13 trámites a la vez.
• Mejorar la eficiencia agrupando servicios de diferentes prestadores municipales que internamente son muy disjuntos unos con los otros pero que, desde el punto de vista del ciudadano, se ven como de una sola administración: Ayuntamiento de Barcelona. Estos prestadores municipales son: Barcelona Activa, Barcelona de Servicios Municipales (B:SM), Consorcio de Bibliotecas de Barcelona, Consorcio de Educación de Barcelona, Dirección de Atención al Ciudadano, Dirección de Servicios de Cooperación Internacional e Inmigración, Instituto Municipal de Hacienda, Instituto Municipal de Informática.
• Fomentar la interoperabilidad entre administraciones públicas, (si bien en este aspecto todavía queda mucho camino para recurrir).
• Promocionar el uso de la Carpeta del Ciudadano (web) en detrimento de los canales presencial (oficinas de atención al ciudadano, OACs) y telefónico (010)..

El proceso que se seguirá se detalla a continuación:

• Un ciudadano recién llegado (o que ha cambiado de domicilio dentro de la propia ciudad) se dirige al Ayuntamiento - por cualquiera de los tres canales (OACs, 010 o web) - para darse de alta al padrón o modificarlo.
• Se tramita el alta o la modificación del padrón.
• Acto seguido se le ofrece al ciudadano automáticamente el kit 'Benvingut a Barcelona'.
• Se le piden datos adicionales para complementar las que ya nos ha dado para realizar el empadronamiento.
• En función de todos estos datos se le ofrece el kit personalizado.
• Se tramitan aquellos trámites y servicios que ha pedido el ciudadano.

Por lo tanto, el 'trigger' que hace ejecutar el kit 'Benvingut a Barcelona' es siempre una alta del padrón, (por ser recién llegado a Barcelona), o una modificación de éste (por cambio de domicilio dentro de la misma ciudad).

Hay que tener en cuenta que éste no es un proyecto pensado sólo por los inmigrantes extranjeros, es perfectamente aplicable para una persona que venga a vivir en Sants tanto si viene de Marruecos, como si viene de Sant Cugat del Vallès o como si viene de Nou Barris, para poner tres ejemplos perfectamente plausibles.

¿Qué trámites están incluidos en este 'kit de bienvenida'?

• Carta de bienvenida del alcalde (en el caso de ser un recién llegado en Barcelona) o carta del concejal del distrito (en el caso de ser un cambio de domicilio dentro de la propia ciudad). [De hecho, eso no se puede considerar un trámite, es simplemente un 'detalle' de 'buena educación']. (Vía la Dirección de Atención al Ciudadano).
  
• Trámite informativo 'Mi barrio'. Se trata de dar información de los equipamientos de interés público (incluidos los transportes) que están cerca del lugar donde se acaba de empadronar el ciudadano; el objetivo es que se integre en el barrio lo antes posible. (Vía la Dirección de Atención al Ciudadano).

• Trámite informativo '¿Qué hay que hacer cuando se cambia de domicilio?'. El objetivo es informar al ciudadano qué acciones tiene que realizar cuando se cambia de domicilio, por ejemplo, ir a cambiar la dirección del DNI, etc. Hay que tener en cuenta que este trámite se personaliza en función de las circunstancias personales y familiares del ciudadano, por ejemplo no avisará que tienes que cambiar la dirección del vehículo si no tienes ninguno. (Vía la Dirección de Atención al Ciudadano).
• Comunicación del cambio de domicilio a otras administraciones (vía el Consorcio de Administración Abierta de Catalunya). Éste es uno de los trámites más interesantes de este kit si bien hay que tener en cuenta que, a pesar del nombre, esta comunicación actualmente sólo afecta a CatSalut y a la AEAT.
• Solicitud (y entrega) del certificado electrónico IDCat para que el ciudadano se pueda identificar unívocamente vía web. El objetivo es seguir promocionando el uso de los certificados electrónicos para que se utilice el canal web como canal de comunicación con la administración. (Vía la Dirección de Atención al Ciudadano).
• Cambio de titular, y domiciliación, del impuesto sobre bienes inmuebles, sólo en el caso que sea el propietario del inmueble donde se acaba de empadronar, (vía Instituto Municipal de Hacienda).
• Solicitud de alta al servicio de alquiler de bicicletas Bicing, (vía Barcelona de Servicios Municipales).
  
• Solicitud del distintivo del Área Verde en el caso que disponga de vehículo, (vía Barcelona de Servicios Municipales).
• Solicitud del carnet de usuario de las Bibliotecas de Barcelona, un carnet que no sólo te permite utilizar los servicios bibliotecarios sino que se podría considerar un carnet cultural teniendo en cuenta todo lo que te ofrece. Vía el Consorcio de Bibliotecas de Barcelona.
• Suscripción a un servicio de aviso, vía SMS, del inicio de los plazos de preinscripción y matriculación en las escuelas, sólo en el caso de tener hijos en edad escolar, (vía el Consorcio de Educación de Barcelona).
• Solicitud de inscripción a una sesión informativa por emprendedores (en Barcelona Activa) si es una persona que quiere crear una empresa.
• Solicitud de inscripción a los servicios ocupacionales de Barcelona Activa, si es una persona que busca trabajo o quiere mejorar el que ya tiene.
• Inscripción a una sesión informativa dirigida a inmigrantes extrangers con el objetivo de explicar brevemente los rasgos característicos (y más básicos) sobre la sociedad española, la sociedad catalana, la sociedad barcelonesa y los principales derechos y deberes de todo barcelonés. Vía la Dirección de Servicios de Cooperación Internacional e Inmigración.

Hay que tener en cuenta que este kit de trámites y servicios está planteado con una visión integral, es decir, se incorpora a los tres canales de atención al ciudadano: presencial, telefónico y telemático (web). el ciudadano podrá utilizar indistintamente cualquiera de estos canales.

El principal riesgo de este proyecto es la diversidad de sistemas de información implicados, y el gran número de interlocutores con quienes hay que dialogar, pactar, acordar.

El otro gran riesgo es el corto periodo en que tendría que estar en producción este kit, la planificación nos marca tenerlo en producción en octubre de este año, será difícil ...

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Enlaces relacionados:

• Ayuntamiento de Barcelona.
• Barcelona Activa.
• Barcelona de Servicios Municipales (B:SM).
• Consorcio de Administración Abierta de Catalunya.
• Consorcio de Bibliotecas de Barcelona.
• Consorcio de Educación de Barcelona.
• Instituto Municipal de Hacienda.
• Cómo ser un barcelonés de pro con un solo trámite.
  

• Versión original de este post escrito en catalán.
  

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Cuando redacté el post original (en catalán) estaba escuchando el disco 'A Fistful Of Alice' del Alice Cooper.

Es un disco en directo con una recopilación de las mejores canciones de Alice Cooper en colaboración con Rob Zombie, Slash y Sammy Hagar (de hecho este disco está grabado en un club propiedad de Sammy Hagar).

Un disco de hard rock recomendable para comprender la trayectoria de Alice Cooper, ideal para quien no lo conozca mucho.

(Enlace a su ficha en mi inventario de música)