El jueves de la semana passada asistí a un evento relacionado con el programa Compartim del Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya, (en las instalaciones del Centro de Estudios Jurídicos y Formación Especializada (CEJFE)).Concretamente fui al Taller para aprender a poner en marcha comunidades de práctica (CoPs).
Si queréis saber qué es el programa Compartim, (compartimos), podéis consultar éste post o ir directamente a la web del Programa Compartim.
El objetivo de este taller era dar ideas de cómo poner en marcha comunidades de práctica (CoPs) en organizaciones públicas y aprender de los aciertos, y de los errores, del programa Compartim.
La sesión - programada en 3 horas - empezó con una introducción de Jordi Graells; comentó, entre otros que el programa Compartim es un ejemplo de innovación a la administración pública.
Jesús Martínez, el actual responsable del programa Compartim fue quien llevó el peso del taller. Aquí os dejo la presentación (está en catalán):
A continuación os comento las anotaciones que hice a la presentación; por lo que os recomiendo leer el resto del post mientras os miráis la presentación.
Jesús Martínez empezó explicando que conceptos como la Web 2.0, la Web social o la Sociedad Red son conceptos que tradicionalmente chocan con la Administración (tradicional), es un choque de trenes.
Conceptos como el conocimiento, la colaboración, la innovación, la participación, la flexibilidad, el aprendizaje continuo, la red, etc. chocan con las rutinas administrativas, la compartimentación, los procedimientos habituales, las vías regladas, la jerarquización, las acciones formativas presenciales, el organigrama, las luchas de poder, etc.
Y se plantea la siguiente pregunta:
¿Es posible, y realista, plantearse la colaboración como una herramienta habitual a la Administración?
¿Dicho de otra manera, se quiere aprovechar la inteligencia colectiva de nuestros trabajadores?
Del programa Compartim se han aprendido unas lecciones y se han deshecho algunos mitos, entre ellos, el mito que el trabajador público no quiere colaborar para mejorar su trabajo, los trabajadores quieren participar y decir la suya.
Ésta es una de las barreras mito que han caído; otra es la (falta de) formación, es decir, los participantes de las CoPs no tienen ningún problema para trabajar, a pesar de no tener una formación específica en la materia.
Otra barrera que cae es la tecnología; quizás es que cada vez estamos más acostumbrados al uso de las TICs, en todo caso, el resultado nos dice que éste no ha sido un problema importante.
En cambio el siguiente listado sí que se han demostrado (cuando menos en el programa Compartim) que son barreras reales:
- Estructuras organizativas rígidas.
- Mucha jerarquía.
- Repartición del poder, parcelización del poder.
- Espacios delimitados.
- Escasa transversalidad.
- Ambiente laboral enrarecido.
- Volumen de trabajo alto que impide que los trabajadores puedan dedicarse a una CoP.
¿Cómo implantamos una CoP?
La vía clásica es de arriba hacia abajo. Eso requiere un apoyo explícito de los dirigentes.
En este caso quien lo impulsa puede ser Recursos Humanos, Dirección Funcional ... pero lo más adecuado es que sea el Departamento de Formación, (parece que si se hace desde Formación no hay tanto rechazo, los que tienen parcelas de poder no se sienten amenazados).
Otra vía es hacerlo de bajo hacia arriba; es una vía más práctica.
En el caso concreto del programa Compartim se ha hecho un mix entre las dos vías. El resultado son 15 comunidades de práctica (CoP), cada una dispone de un e-moderador.
El e-moderador es una figura clave en cada comunidad, tiene que ser un líder que motive, espolee en el resto de participantes de la comunidad para que participen.
Se recomienda que cada comunidad esté formada por unos 10 - 12 personas, menos provocará que la comunidad no tenga suficiente demasiada crítica; más puede provocar que la comunidad sea ingobernable.
Hay que tener en cuenta que todo el mundo de una organización puede contribuir a la innovación, pero con un cierto control.
Según Jesús Martínez, las etapas por las que pasa una comunidad de práctica son las siguientes, (etapas ordenadas de menos a más madurez de la CoP):
- Etapa inicial. Muchas CoPs no pasan de aquí.
- Etapa en progreso.
- Etapa avanzada. Empezamos a tener una plena conciencia, (él opina que el programa Compartim se encuentra actualmente en este nivel).
- Etapa consolidada. Se integra la CoP en la organización.
- Etapa optimizada. Se integra en los procesos estratégicos de la organización.
Lo podemos reducir a 5 fases relacionadas con la construcción de una CoP:
- Arranque, es la fase más crítica.
- Construcción.
- Consolidación.
- Mejora permanente.
¿En esta fase el primero que nos tenemos que preguntar es si es posible crear una CoP en nuestra organización, existe el 'caldo' de cultivo necesario?
Hay que identificar problemas reales, en caso contrario no tendrá sentido la CoP, es decir, si creamos una CoP es porque hay una necesidad de tener, no porque esté de moda.
Volviendo a los problemas reales, para conocerlos hay que tener conocimiento en la materia, por lo tanto, para decidir si hace falta o no crear una CoP hace falta ser un experto (o consultar a los expertos) en las tareas que está haciendo el departamento que quiere la CoP.
También hacen falta indentificar prácticas críticas y los grupos más dinámicos, la combinación de ambas cosas nos proporcionará posibles 'clientes' para tener una CoP.
Por otra parte la CoP necesita tener unos objetivos consensuados entre todos los miembros de la comunidad, es necesario que todo el mundo tenga claro, ya de bueno comienzo, la finalidad de la CoP.
El apoyo institucional también es un elemento clave por varios motivos:
- Para poder participar en la CoP, (es evidente que eso nos ocupará un tiempo, poco o mucho).
- Para 'tener permiso' para participar en las reuniones físicas, (es bueno que no todo el trabajo de la CoP sea sólo virtual).
- Porque normalmente el trabajo diario, el 'día a día', no nos permite ocuparnos de otros temas, hace falta que nuestros dirigentes nos indiquen explícitamente que lo podemos hacer.
- Porque probablemente romperemos la jerarquía de la institución, eso es especialmente importante si estamos en un entorno de administración pública. (En el fondo romper la jerarquía implica una redistribución del poder ...).
- En esta jornada todo el colectivo tiene que poder asistir, no sólo los que han participado en la CoP, es decir, la jornada implica a todo el colectivo.
- Por lo tanto, organizar esta jornada es complicado (básicamente porque tiene un coste importante tener todo el colectivo 'cerrado' en esta jornada).
- Se tienen que crear las comunidades más idóneas, no las disponibles.
- A menudo la élite 'mata' la colaboración, (tenerlo en cuenta en el momento de formar una CoP).
- Tener indicadores desde el principio de la CoP, básico para poder saber cómo evoluciona.
Hay que tener en cuenta que sólo hay tres roles diferentes en una CoP:
- Coordinador.
- E-moderador.
- Participantes.
El coordinador y el e-moderador son los únicos que tienen una remuneración por el trabajo hecho en la CoP, (dado que los genera una carga de horas adicionales a las que ya tienen por su trabajo 'habitual').
Errores que hay que evitar (en esta fase):
- Intentar tener un modelo único de CoP, se tiene que ser más flexible.
- Demasiada presencialidad, la solución vuelve a ser más flexibilidad, (por ejemplo haciendo un uso intensivo de herramientas tecnológicas como podría ser la videoconferencia).
- Hace falta tener en cuenta los mandos intermedios, a menudo los principales dirigentes dan el visto bueno pero los intermedios no siempre están al caso, hace falta más comunicación.
Aquí Jesús Martínez nos comentó las experiencias (negativas) de las tres CoPs del programa Compartim que acabaron muriendo; por lo tanto, como es lógico, no todo acaba positivamente ...
Por otra parte, en esta fase un buen catalizador puede ser disponer de un experto externo (aunque hay que tener en cuenta que eso normalmente tiene un coste importante).
En la fase de mejora permanente es importante el análisis, el ver cómo está evolucionando la CoP y el porqué.
En esta fase es crítico disponer de los indicadores adecuados, en el fondo lo que se quiere es responder a la siguiente pregunta:
- ¿Cómo puedo saber que esta CoP está funcionando?
- Para cada CoP tenemos un gasto anual de unos 6.000 euros aproximadamente, (eso incluye todos los gastos asociados, incluyendo los de administración).
- El grueso más importante de estos 6.000 euros son los 3.000 - 4.000 euros que se destinan al e-moderador (dado que es quien lleva el principal peso de la CoP, quien destina más tiempo, tiempo adicional en su trabajo).
'Donde no llega el conocimiento llega la imaginación'Por lo que no todo es conocimiento ...
Enlaces relacionados:
Cuando redacté el post original (en catalán), estaba escuchando el disco 'Time To Rock' de los UFO.Es un doble disco con los singles que sacó este grupo de hard rock de finales de los 70's, principios de los 80's.
Es un muy buen disco para conocer este grupo que ha acabado siendo un referente para el resto de grupos de hard rock, especialmente durante la época de Michael Schenker como guitarrista.
Este recopilatorio contiene lo mejor de este grupo en cada época, eso hace que en los algunos momentos sea más flojo y en otros brillante, no obstante, ¡vale la pena escucharlo!.
(Enlace a su ficha en mi inventario de música)
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