A principios del pasado mes de diciembre asistí a la III Jornada del 'Programa Compartim' de Gestión del Conocimiento, hace tiempo que os quería hablar de este programa.El 'Programa Compartim' (compartimos) es una iniciativa del Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya, a través del Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada (CEJFE), para crear entornos de trabajo colaborativo.
El objetivo de este programa es "crear entornos de trabajo colaborativo que acerquen las personas a las oportunidades de mejora o de resolución de problemas de su trabajo cotidiano. La mejora se convierte por la aportación de nuevas ideas, en las buenas prácticas y la reflexión conjunta del grupo sobre los aspectos tratados".
Está dirigido a todos los colectivos profesionales que forman el Departamento de Justicia de la Generalitat de Catalunya. No obstante esta iniciativa, resuelta tecnológicamente con la plataforma e-Catalunya, está abierta a otros departamentos de la Generalitat e, incluso, a trabajadores externos que están relacionados con dicha administración.
Aquí tenéis más información sobre qué es y a quién va dirigido este programa Compartim.
Además, tal com comenta Alorza, hay que tener en cuenta que este programa es:
"La mejor experiencia que conocemos de conocimiento compartido en comunidades de prácticas, en el entorno de la administración pública"De hecho, actualmente hay formados unos veinte grupos de trabajo colaborativo correspondiente a una docena de colectivos profesionales (del Departamento de Justicia) que agrupan a unos 1.200 trabajadores de justicia.
Su resultado exitoso es tal que incluso se nos comentó que el Ministerio de Justicia del Reino Unido se interesó por esta experiencia.
La III Jornada del 'Programa Compartim' de Gestión del Conocimiento empezó con una breve introducción de la Consejera de Justicia, la Honorable Montserrat Tura, (hecho que demuestra el soporte directivo hacia este programa).
La Consejera transmitió una sensación de euforia (y orgullo) por el éxito logrado con este programa Compartim. De hecho, comentó que con esta iniciativa se estava creando un camino de innovación en la obtención y gestión del conocimiento que tienen las organizaciones.
También comentó la creación de un 'nuevo' rol dentro de las organizaciones: El dinamizador de redes sociales con el objetivo de innovar en la obtención y gestión de conocimiento.
Antes de acabar recordó la situación de crisis en la que nos encontramos, una situación que provoca que las organizaciones tengan pocos recursos, por este motivo es muy importante saber compartir el conocimiento que tenemos entre todos.
Finalizó introduciendo al siguiente ponente, Miguel Cornejo Castro, economista, experto en gestión documental, en nuevas tecnologías y en comunidades de prácticas.
Miguel realizó una ponencia donde dejó claro los problemas que hay detrás de una iniciativa de comunidad de prácticas, el resumen vendría a ser: no es fácil conseguir tener una comunidad viva, con participaciones y provechosa, (que sirva para alguna cosa en concreto).
Aquí tenéis la presentación que nos ofreció:
Miguel empezó hablando de las comunidades de práctica, de la necesidad de aprender en comunidad dado que no todos ignoramos lo mismo. Pero siempre teniendo en cuenta que las comunidades no tienen el objetivo de aprender para aprender (que en sí ya es interesante) sino aprender por un determinado objetivo.
Al conseguir que una comunidad de práctica sea on-line conseguimos:
- Accesibilidad a todas horas.
- No se requiere presencia física.
- Es reaprovechable, queda constancia escrita (si no es on-line podemos tomar notas pero difícilmente las podremos compartir masivamente, el conocimiento no fluye).
IDeA es una agencia del gobierno británico con el objetivo de dar apoyo a las administraciones públicas; una manera de dar este apoyo es mediante unas comunidades de práctica on-line.
De esta manera han conseguido tener grupos de trabajo formados y en funcionamiento con éxito. El resultado es un ahorro de tiempo, ahorro de recursos y un aumento de la eficacia y, en general, de la eficiencia.Otra conclusión es que los propios funcionarios se implican en las mejoras de la Administración, ellos mismos tienen interés y sus dirigentes pueden aprovechar esta predisposición.
Pero no es fácil crear una comunidad de práctica on-line, el formato y la relación son diferentes al de una comunidad presencial, pero el problema principal es conseguir participación.
Por todo ello es importante gestionar bien las expectativas y la realidad, es decir, tocar de pies en el suelo.
Seamos sinceros (y reales), de toda la masa de personas potenciales interesadas en una comunidad on-line, muy pocas querrán participar y, de éstas, algunas ni sabrán como hacerlo. En definitiva nos quedaremos con sólo un 1% del total de personas interesadas.
Pero hay un 10% que si le preguntamos nos responderán, por lo tanto, participarán aunque no estarán liderando la conversación.
Con este 11% conseguimos masa crítica y del resultado conseguido se beneficia mucha gente, no sólo este 11%, hay que tener en cuenta que el beneficio va más allá de los límites de la propia comunidad, de hecho, Miguel define como 'perímetro' a toda la cantidad de personas que tienen acceso al resultado. Éste es un concepto clave ya que no sirve de nada crear si después no se comparte el contenido.
Tenemos:
- 1% lideran.
- 10% participan activamente.
- 79% participan esporádicamente, poco pero de en tanto en tanto participan, si los convencemos para que participen más activamente conseguiremos aumentar el 11% activo.
- Resto (fuera de la comunidad): el resto de gente que se puede aprovechar, potencialmente cualquier persona.
El primer motivo es el interés, si no hay interés no conseguiremos crear una comunidad viva.
Por otra parte tiene que ser ameno, no se trata de obligar a nadie.
Además, para empezar, necesitamos contenidos, sino ... ¿de qué hablaremos?
Por otra parte, otro motivo claro proviene del hecho que compartir ignorancia ayuda mucho. Sin embargo los (auto)considerados expertos podrían desmarcarse y opinar que no ganan nada participando.
Pero eso no es así, ganan en prestigio, publicitado, visibilidad, además, si no participan no serán visibles, no serán influyentes, perderán protagonismo, por lo que, a la larga, ya no serán expertos.
El apoyo real de los jefes también tiene que estar (y ser claramente visible), en caso contrario, de qué sirve perder el tiempo al dar ideas si no se hace nada después?
Pero también tenemos barreras que nos limitan el uso y extensión de estas comunidades de práctica on-line. Por ejemplo tenemos:
- Son un desafío de las jerarquías establecidas en las organizaciones (y no es fácil ceder poder...).
- Hay que disponer de tiempo, es decir, normalmente no te pagan para participar en las comunidades, tienes tu propio trabajo.
Para acabar, hay que tener en cuenta que se tiene que hacer una gestión activa (y continua) de la comunidad; no es suficiente crearla, también se tiene que gestionar ya que a lo largo del tiempo pueden cambiar, modificar, diferentes aspectos relacionados con la comunidad. Por ejemplo puede cambiar el equipo de personas que la creó, los objetivos iniciales, las necesidades que quería cubrir, etc.
Además, también hay que demostrar que se está haciendo alguna cosa con las aportaciones que hace a los usuarios de la comunidad, o sea, no incumplir promesas.
Con un liderazgo emergente, es decir, un liderazgo que provenga de las bases, no de la dirección.
Y para redondearlo mejor si hay un trato personal, próximo, amigable, claro ...
Basicamente tenemos dos tipos de comunidades:
- Comunidades de proyectos:
- Se centran en un solo objetivo.
- Se tiene una sensación clara de efectividad, (un ejemplo son los numerosos - y completos - documentos resultantes del programa Compartim).
- Comunidades de práctica (abiertas)
- Se tiene que gestionar las aportaciones y, si hace falta, censurar.
- El objetivo es conseguir conocimiento. El papel del árbitro es canalizar el juego, pero no jugar.
Para conseguir más participación hay que:
- Aumentar el perímetro.
- Tenir un 'hervor' constante que vaya fomentando la actividad.
- Tiene que ser emergente, tiene que provenir de la base.
Se llegó a este punto con un poco de retraso, sólo se hizo una pregunta sobre como alinear los intereses de los participantes de una comunidad con los intereses de la organización. La solución pasa por marcar unos objetivos de la organización de forma genérica.
Aquí tenéis el vídeo con toda esta ponencia Miguel Cornejo Castro:
Después de esta ponencia se pasó un vídeo donde los diferentes e-moderadores del programa Compartim explicaron brevemente los frutos alcanzados en cada comunidad de práctica de las diferentes áreas del Departamento de Justicia. Es un vídeo divertido, ameno, pero donde se puede ver la gran utilidad de esta herramienta colaborativa, (está en catalán):
Posteriormente nos separamos con diferentes grupos para trabajar en temáticas concretas a partir de las aportaciones que se habían hecho en los días anteriores al debate, en mi caso me tocó estar en el Taller II, el Taller de Usos de las Herramientas de Internet para Gestionar el Conocimiento que estuvo moderado por Jordi Graells.
El objetivo del taller fue aportar una aproximación a una clasificación de herramientas y recursos de Internet que nos ayuden a gestionar el conocimiento.
Se habló de tener una clasificación parecida a la siguiente:
- Herramientas:
- Redes sociales.
- Herramientas y entornos colaborativos.
- Herramientas de comunicación
- asíncrona (ejemplo: blogs).
- Síncrona (ejemplo: mensajería instantánea, videoconferencia).
- asíncrona (ejemplo: blogs).
- Aplicaciones en línea (ejemplo: repositorios de conocimiento).
- Formación. (Ejemplo: Formación obligatoria para los funcionarios en las TIC).
Éstas son las conclusiones de los talleres:
- Conclusiones generales:
- El proceso participativo ha sido un éxito. Es una metodologia muy útil que hay que potenciar en el futuro.
- Se constata la progresiva consolidación del trabajo colaborativo como una herramienta de innovación y mejora organizativa del Departamento de Justicia.
- Conclusiones taller I:
- Se observa un nivel de especialización de las personas participantes en las Comunidades de Práctica que aportan ideas y alternativas de mejora en el trabajo, (se consigue masa crítica).
- Se detecta una petición de más soporte institucional para consolidar y ampliar este programa a otras áreas de la organización.
- Se considera oportuno extender el trabajo colaborativo mediante otros formatos: congresos especializados, reuniones tranversales entre comunidades, otros...
- Conclusiones taller II:
- La clasificación de usos de las herramientas Web 2.0 ayudará a las organizaciones que quieran iniciar procesos de gestión del conocimiento.
- Se observa un interés creciente por las herramientas de colaborativas y de comunicación.
- Hay que racionalizar el uso de estas herramientas.
- Se puede utilizar herramientas internas como externas, sean síncronas o asíncronas, es complementario.
- Hay que proporcionar formación sobre el funcionamiento de dichas herramientas Web 2.0.
Resumiendo:
Un ejemplo exitoso que demuestra que con la tecnología Web 2.0 podemos mejorar (y mucho!) la eficacia de los servicios que da la Administración a la ciudadanía, así como también escuchar y aprender del personal público y hacerlo más partícipe de las decisiones que toma la administración pública.
Enlaces relacionados:
Cuando redacté la versión original de este post, estaba escuchando el disco 'Raingods With Zippos' de Fish, el que fue el cantante del grupo Marillion.Uno de los mejores discos de Fish en solitario, con un inicio más rockero pero con un final 100% rock sinfónico donde se tiene que destacar la canción 'Raingod's Dancing'.
¡Muy recomendable!
(Enlace a su ficha en mi inventario de música)
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